성공적인 행사를 위한 올바른 체크리스트 작성법

혹시 크고 작은 행사나 워크숍(교육)을 어떻게 준비하고 운영해야 할지 막막하시나요?

A부터 Z까지 하나하나 준비해야 한다면 어려움이 많을 텐데요! 그동안 스페이스코웍에서 다양한 행사를 준비하고 운영하면서 겪었던 행사 준비 시 꼭 체크해야 할 요소들에 대해서 알려드리겠습니다.

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행사 담당자라면 꼭 체크해야 할 필수 요소와 성공적인 행사 진행을 위해 꼭 필요한 올바른 체크리스트 작성법까지 같이 알아보러 가실까요~?

목차

1. 체크리스트 작성의 중요성

2. 올바른 체크리스트 작성 Tip

3. 체크리스트를 활용한 성공적인 대관 사례

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01. 체크리스트 작성의 중요성

체크리스트는 "왜" 작성해야 하는가?

체크리스트의 정의는 "어떤 일을 하는데 진행 상황을 점검하고, 혹시 누락된 것이 없는지 확인하기 위해 만든 리스트"인데요.

일을 진행하는 데 있어 체크리스트를 작성해야 하는 이유는 간단히 말해 실수를 줄여 성공적인 결과를 얻기 위함을 목적으로 합니다. 이러한 체크리스트를 작성함에 따른 장점을 4가지로 나누어 보았습니다.

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1. 업무나 행사 등의 지속적인 관리

어떠한 프로젝트나 행사의 놓치기 쉬운 포인트를 놓치지 않고 지속적으로 관리할 수 있도록 하며, 반복적인 행사의 체계를 보다 쉽게 잡을 수 있습니다.

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2. 행사의 참가자들의 만족감을 높임

행사의 참석한 참여자들의 행사에 대한 만족도가 높아지는 결과를 가져옵니다.

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3. 시행착오를 방지하며, 완벽한 일처리를 도모함

특정한 일을 처리할 때 빠짐없이 완벽하게 일을 처리할 수 있으며, 돌발 상황에도 대비가 가능하게 됩니다.

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4. 강한 동기 부여

올바른 방법으로 체크리스트를 완벽하게 작성하는 것만으로도, 이를 실행하고자 하는 강한 동기부여가 될 수 있습니다.

또한 기획자의 의도대로 행사가 진행됨에 따라 다음 행사의 준비에 대한 자신감이 형성됩니다.

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행사를 진행할 때 체크리스트를 작성하지 않고 행사 준비를 하시는 분들이 많은데요. 올바른 체크리스트가 없이 행사를 준비한다면 사소한 실수가 많이 발생하여 행사 참가자들의 만족도는 현저히 떨어질 것입니다.

하지만 철저하게 짜인 체크리스트가 있다면 진행하고자 하는 행사의 실수나 실패를 할 가능성을 대비하여 성공적인 행사로 이끌 수 있겠죠?

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02. 올바른 체크리스트 작성 Tip

 

행사의 전반적인 흐름에 맞춰 작성하기

행사 체크리스트는 큰 흐름에 따라 행사 전/중/후 분류로 나누어 체크리스트를 작성하면 보다 수월하게 작성하실 수 있습니다.

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행사 전 : 행사를 기획을 하는 단계에서 어떤 목적으로 행사를 진행하는지, 어떤 물건이 필요한지, 행사를 주최할 장소, 행사 진행에 있어 해야 할 행동 등의 리스트를 작성합니다.

행사 당일 : 아무리 철저히 행사를 준비해도 예기치 못한 돌발 상황은 꼭 발생하기 나름이죠?! 행사 전 시뮬레이션을 통해 돌발 상황을 미리 예측하고 대비할 수 있습니다. 또한 행사 당일 사진을 촬영하여 행사의 기록을 남기는 것까지 행사를 진행하는 과정을 체크리스트로 작성하면 사소한 것들을 대비할 수 있는 좋은 체크리스트가 되겠죠?

행사 마무리 후 : 행사가 끝났다고 해서 완전히 끝난 게 아닙니다. 행사를 마무리한 후 뒷정리는 어떻게 할 것인지 그리고 행사에 참여했던 사람들에게 어떤 행동을 취하고, 다음 행사를 위해 진행했던 행사에 대한 피드백을 남기는 것까지. 자칫 소홀해질 수 있는 부분들을 체크리스트를 통해 확인할 수 있습니다.

확인사항을 카테고리별로 나눠 작성하기

행사의 전체적인 체크리스트를 작성하였다면 이제는 확인해야 할 사항들을 목록별로 카테고리를 나누어 그에 관한 세부적인 체크리스트를 작성해야 합니다.

행사를 준비하는 모든 과정에서 크고 작은 체크리스트가 존재하는데요. 카테고리별로 세부 항목을 나눈 뒤 그에 따른 체크리스트를 작성한다면 보다 계획적이며 체계적으로 행사를 준비할 수 있습니다.

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스페이스코웍에서 행사를 준비하시는 고객님들에게 제공해 드리는 목록을 카테고리 별로 나눈 체크리스트의 예를 한번 보실까요?

세부 카테고리를 작성하실 때 큰 목록에서 파생되는 기본적인 사항들을 기준으로 체크리스트를 작성하면 행사를 준비하실 때 실패 없이 성공적이고 만족스러운 행사를 준비하실 수 있습니다.

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기본 필수편

카테고리별 체크리스트

행사 장소를 알아보실 때 가장 중요하게 여겨지는 부분이 참가자들이 찾아오기 쉬운 장소인지, 주차장이 존재하는지, 수용 가능한 최대 인원은 몇 명인지 등 가장 기본적이지만 가장 중요한 필수 확인 요소들이죠.

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■ 접근성

행사를 진행하기 적당한 장소를 선택하실 때 주의할 점은 참가자의 입장에서 찾아오기 쉬운 장소인지가 핵심입니다.

행사 장소가 주요 상권 근처에 위치한다면 보다 쉽게 장소를 찾을 수 있습니다. 참가자들에게 행사 장소에 관한 전반적인 약도를 제공한다면 더욱 참가자들에게 도움이 될 것입니다.

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■ 주차공간

행사의 위치와 함께 행사 담당자분들이 가장 걱정하는 부분이 주차공간입니다.

행사를 진행하시려는데 주차공간이 없어 어려움을 겪으셨던 경험이 있으실 겁니다. 행사의 참석 인원을 고려하여 주차 가능 여부와 넉넉한 주차장을 보유한 장소를 사전에 꼭 체크하셔야 합니다.

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■ 수용인원

'수용 가능 인원'은 필수적으로 확인해야 하는 요소입니다. 행사에 적당한 공간인지 확인하기 위해서는 사전답사가 가장 좋지만 불가능한 상황이라면 참석 인원보다 3~5명 정도 추가 수용 가능한 장소를 고르는 것을 추천드립니다. 행사를 참가하셨던 분들을 기준으로 넉넉하고 여유롭게 공간을 사용하는 것이 사용자의 만족감을 높여주기 때문입니다.

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■ 화장실 / 인테리어

"화장실은 어디예요?" 저희가 공간 대관을 해드림에 있어 고객분들에게 가장 많이 듣는 말 중 하나였습니다.

행사 시작 전 참가자들에게 안내 멘트를 전달해 주실 때 이 부분을 미리 언급해 주시면 막힘없는 매끄러운 행사가 진행될 수 있습니다.

요즘 유행이 형식적이고 제한적인 공간보다 넓고 자유로운 분위기의 행사 분위기를 원하는 추세입니다.

유행에 맞춰 행사 분위기에 따라 그에 알맞은 인테리어와 장소를 선택해 주셔야 합니다.

시설편

카테고리별 체크리스트

기본적인 행사 장소를 구했다면 이제는 행사 진행시 필요한 물품들을 확인해 보겠습니다.

이런 기본 물품들은 행사 전 미리 방문하여 이러한 요소들을 직접 체크해 보는 것을 추천드리는데요.

당연하게 여겼던 것들이 행사 당일에 문제를 일으키는 경우가 많으니 미리 체크해 주셔야 합니다.

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■ 디스플레이 : 행사를 진행하는데 빔프로젝터가 없다면 어떨까요? 행사에 참여한 참가자들의 집중도가 현저히 떨어질 것입니다.

행사 시작하기 전에 디스플레이(TV)가 있는지, HDMI 선을 이용해 본인의 노트북과 연결이 잘 되는지 꼭 확인하셔야 돌발 상황을 미리 예방하실 수 있습니다.

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■ 마이크 & 음향시설 : 마이크 사용법과 음향시설이 완비되어 있는지도 확인해야 할 요소 중 하나입니다. 스피커마다 작용 법이 다르기에 사전에 마이크 볼륨 조절을 어떻게 하는지, 무선마이크 건전지가 충분한지, 컴퓨터와 연결된 음향시설에서 소리는 잘 나오는지 등 필수적으로 체크해야 할 요소들이니 이점 꼭 미리 확인해 주셔야 합니다.

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■ 화이트보드 : 보통 기관에서 나오는 세미나, 사업설명회, 회의 등의 행사를 준비하시는 분들이 꼭 찾아주시는 물건입니다. 화이트보드가 이동식인지 벽면 부착형인지에 따라 달라지는 사회자의 동선과 참가자들의 시선이 불편하지 않는 곳에 위치해 있는지 등을 확인하셔야 합니다. 추가적으로 보트 마카 펜은 잘 나오는지 등 당연하지만 사소한 부분들을 신경 써주시면 좋겠죠?

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■ 기가 인터넷 : 행사 전 미리 와이파이가 잘 터지는지, 연결이 올바르게 되었는지 필수적으로 확인해야 합니다.

행사를 이용하시다가 컴퓨터와 와이파이 공유기 사이에 문제가 발생해 와이파이 연결이 잘되지 않는 경우가 발생하기도 하기 때문에 행사 전 미리 꼭 확인해 주셔야 할 요소 중 하나입니다.

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■ 커피 & 각종 차: 기본 행사나 워크숍, 교육 등 어떤 장소를 가도 마셔야 할 음료는 필수겠죠? 간혹 여건상 커피나 차가 제공되지 않는 행사장이 있을 수 있으니 그 점도 꼭 확인해 주셔야 합니다. 특히나 먼 장소에서 찾아오신 분들은 음료를 필수로 필요로 하시겠죠?

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■ 냉난방기 : 냉/난방기의 사용이 가장 중요하죠. 다른게 다 준비가 되어도 냉/난방 시스템이 제대로 구축이 되어있지 않다면 행사 참여자들의 집중도가 현저히 떨어질 것입니다. 그뿐만 아니라 참가자들의 기분에 큰 영향을 미쳐 행사의 만족도에 연결이 되니 이점 필수로 확인 시야겠죠?

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■ 인쇄 가능 여부 : 갑자기 필요한 행사 안내문, 예기치 못한 강의자료 출력. 행사 장소에서 해결할 수 있는지 체크해 보세요.

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■ 콘센트 위치 : 콘센트의 위치를 파악해야 하나?라고 생각하실 수도 있습니다. 하지만 가끔 콘센트의 위치가 적절하지 않아 여분의 어댑터를 사용해야 할 상황이 발생하기도 합니다. 혹시 모르는 상황을 대비하여 체크해 보는 것이 좋겠죠?

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■ 노트북 대여 : 행사 진행에 있어 가장 중요한 물건이라 대부분의 담당자분께서 잘 챙겨오시지만 노트북이 고장 났다거나 혹시나 깜빡하신 경우를 대비하여 노트북을 대여해 드리는 곳이 있습니다. 노트북을 소장하고 계시지 않는 담당자분이라면 노트북 대여가 가능한 지까지 확인해 보세요.

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부대서비스편

카테고리별 체크리스트

자 이제 전반적인 행사에 필요한 체크리스트를 알아보았는데 나머지 세부적인 체크리스트를 알아보겠습니다.

행사에 큰 영향을 끼치지 않지만 만족도에 사소한 영향을 미치는 부가서비스도 챙길 수 있다면 좋겠죠?

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■ 다과 및 케이터링 서비스 : 준비하는 것이 번거롭지만 만족도가 높은 '다과'인데요. 행사에 다과가 준비되어 있다면 참가자 입장에선 행사가 준비가 많이 되었다고 느끼기 마련입니다. 하지만 무작정 다과를 준비하는 것보다 행사 성격에 맞게 다과를 준비하는 것이 중요합니다. 간단하게 기본적인 다과를 구성할 것인지, 샌드위치 등으로 요깃거리를 할 수 있는 음식을 준비할 것인지를 확인하는 것도 좋은 방법입니다. 대관하는 장소에서 다과 서비스를 제공할 수도 있으니 이용을 원하시면 이 점 꼭 확인해 주세요.

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■ 현수막 : 사람에게 이름이 있듯이 행사를 진행하는데 가장 중요한 행사명을 알려야겠죠? 제작 전부터 행사장 장소에 맞는 사이즈, 위치 등을 고려해야 합니다. 일회성 행사가 아닌 이상 주기적으로 장소를 변경하여 진행하는 행사의 경우를 제외하고, 현수막 사이즈부터 현수막을 설치할 수 있는 공간이 존재하는지, 설치 위치는 어디인지 등 이 같은 사항을 꼭 확인하셔야 합니다.

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■ 외부 음식 반입 가능 여부 : 행사장마다 내부 규정에 따라 달라지는 음식물 반입 여부 규정! 사전에 확인하여 안내해야겠죠?

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■ 결제 수단 : 공공기관 또는 일반 사기업에서 공간을 대여하기 위해서는 내부 승인 절차가 필요합니다. 그에 따라 다양한 결제방식이 존재하고, 필요한 서류들이 있기 마련이죠. 해당 장소에서 세금계산서 발행 가능 여부, 견적서, 사용내역서 등이 발급 가능한지 확인해 보세요.

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■ 책상 이동 가능 여부 : 행사 유형에 맞게 책상의 위치를 유동적으로 변경할 수 있어야 완벽한 행사를 준비할 수 있습니다. 대관하실 때 주의하실 점 한 가지는 공간이 협소한 행사장을 선택하신다면 책상을 행사 유형별로 변경하시는데 어려움이 있으실 수 있으니 그 점 참고하셔서 행사장을 선택해 주셔야 합니다.

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주최자의 입장이 아닌 참여자의 입장으로 생각하기

어떤 행사를 준비하던 가장 우선시 되고, 중요시되는 것은 바로 행사의 참석자들이겠죠?

아무리 완벽하게 준비된 행사라 해도 참석자가 불만족스러운 감정을 가지고 있다면 그 행사는 실패한 행사가 될 것입니다.

많은 행사 기획자분들이 완벽한 행사 기획에만 집중하다 보니 가장 중요한 참석자를 배제시키는 경우가 발생합니다.

행사를 기획할 때 참석자들을 중심으로 체크리스트를 작성하는 것이 가장 중요한 체크리스트 작성 Tip입니다.

 

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03. 체크리스트를 활용한 성공적인 대관 사례

스페이스코웍에 상담해 주셨던 수많은 행사 담당자분들께서 행사에 대한 체크리스트를 준비하실 때

가장 걱정을 많이 하셨던 부분이 바로 행사를 진행하기 위한 공간이 마땅치 않다는 것을 걱정하셨습니다.

행사를 진행하시는 과정에서 공간에 관한 모든 걱정거리는 저희 스페이스코웍에서 해결 가능합니다.

수년간 스페이스코웍을 이용해 주신 고객님들의 수백 가지의 행사 진행을 도와드리면서 쌓아왔던 경험과 노하우를 통해

여러분께서 행사를 진행하시는 데 있어 평소에 걱정하셨던 행사 장소에 관한 체크리스트를 대신 해결해 드립니다.

자체적으로 체계화되어 있는 체크리스트를 활용하여 성공적인 행사를 만들어 갈 수 있도록 돕고 있습니다.

식품제조 창업아카데미

고용노동부, 전북바이오융합산업진흥원

 

 

 

전라북도와 고용노동부 & 전북바이오융합산업진흥원 에서 진행하는 식품제조 창업아케데미입니다.

행사 전에 담당자분께서 프로젝터와 노트북 연결 여부에 많은 걱정이 많으셨는데요. 행사 유형이 전라북도에서 예비 식품 창업자들을 대상으로 각자의 창업아이템에 대한 발표와 그에 따른 심사를 하는 행사였습니다.

발표와 심사에 초점이 맞춰진 행사로 인해 담당자님의 테이블 위치 변경 요청에 따라 저희가 테이블을 행사 유형에 맞게 변경해 드려 보다 편하게 행사를 진행하실 수 있었습니다.

전라북도 지자체별 중증장애인생산품 우선구매 실무자 간담회

전라북장애인생산품판매시설

 

 

 

전라북도 장애인 생산품 판매시설에서 주관하는 전라북도 지자체별 중증장애인생산품 우선구매 실무자 간담회입니다.

행사 시작 1시간 전부터 미리 방문하셔서 사소한 부분까지 준비를 해주셨던 담당자님이 기억에 많이 남는데요.

빔프로젝터 사용법이 미숙하셔서 걱정이 많아 저희 내부 직원의 친절한 안내로 무리 없이 잘 이용하셨습니다.

추가적으로 기본으로 제공되는 커피와 음료에 만족하셨고, 주차공간부터 현수막 설치까지 세부적으로 체크하시는 모습에

저희 또한 더욱 세부적으로 신경을 써 행사를 성공적으로 무사히 마칠 수 있었습니다

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업사이클링 교육

공유경제연구소

 

 

 

 

공유경제연구소에서 진행하는 업사이클링 교육입니다.

5월부터 9월까지 각기 다른 주제로 재활용에 대한 이야기로 교육을 진행하셨는데요.

담당자분께서 노트북과 연결이 가능한 디스플레이를 원하셨고, 현수막을 게시할 마땅한 공간을 찾고 계셨습니다.

그 이외에 화이트보드를 사용하며 교육을 해주셨고, 사회적 거리 두기 제한에 맞춰 1인 1테이블로 소규모로 진행되는 행사였습니다.

이 또한 사전에 방문해 주셔서 스페이스코웍에 상주하는 직원과 함께 행사를 준비하여 성공적으로 마칠 수 있었습니다.

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전북 전주 스마트미디어 X캠프

전라북도 & JBCCEI 수요피칭마루

 

 

 

 

전라북도와 수요피칭마루에서 진행하는 2020 전북 전주 스마트미디어 X캠프입니다.

사전 준비가 꽤나 철저하게 이루어진 행사인데요. 음향시설부터 마이크, 빔프로젝터, 영상 촬영 장비, 다과 서비스까지 전반적인 서비스를 제공하였고, 코로나 시국에 맞춰 개별 칸막이와 거리 두기 시행으로 좌석 제한을 두어 진행했던 행사였습니다.

체크리스트를 기반으로 사전에 미리 체크하여 돌발 상황이 발생해도 당황하지 않고 대처할 수 있었던 행사이기도 하였습니다.

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이 외 더 많은 대관 사례가 궁금하시다면 아래 링크를 참고해 주세요.

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☞더 많은 대관 사례 보러 가기

☞스페이스코웍의 각 지점별 소개 보러 가기

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스페이스코웍을 이용하시기 전,

이용하시고자 하는 공간에 직접 방문하시면 각 지점의 담당 매니저가 꼼꼼한 상담을 통해 완성도 높은 행사를 도와드립니다.

좋은 접근성과 넓은 주차공간, 최대 100명까지 수용 가능한 공간, 그 외 다양한 부가 서비스까지!

이젠 행사 준비 더 이상 혼자서 고민하지 마시고 저희 스페이스코웍과 함께 준비해 보세요!

 

 

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