[교육리뷰 #23] 성과 내는 팀은 업무 방식부터 차이가 있다, #구글 워크스페이스 교육

뭐야, 벌써 퇴근시간이야? 내 하루 돌려줘요···

성과 내는 팀은 제대로, 빠르게 일하는 방법을 연구하고 사내에 적용해나가고 있습니다. 스코캠퍼스는 배우며 성장하는 팀의 가이드가 되어 더 효율적으로 일할 수 있는 방식을 함께 고민하고 변화시켜나가고 있습니다.

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이번 글은 이런 분들에게 추천드립니다!

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✔ 팀의 업무 효율을 높일 수 있는 방법을 고민하는 팀장님

✔ 업무 속도를 올려 마감기한 내 일을 마치고 싶은 직장인들

✔ 어떻게 하면 구글 워크스페이스를 더 잘 활용할 수 있을지 고민하는 팀

✔ 사내에 스마트워크를 도입해 업무 생산성을 레벨 업시키고 싶은 팀

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지난달 전북새만금산학융합원과 함께 진행한 워크샵을 리뷰하면서, 구글 워크스페이스를 활용해 업무 생산성을 200% 향상시킬 수 있는 방법을 알려드릴게요.

 

목차

1. 디지털협업툴이란?

2. 스코캠퍼스 in 전북새만금산학융합원

3. 성공 여정을 돕는 교육, 스코캠퍼스

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01. 디지털협업툴이란?

'스마트워크', '디지털협업툴' 이라는 키워드는 꽤 오래전부터 회자되고 있는데요. "어떻게 하면 일을 효율적으로 할 수 있을까?"에 대한 의문을 품고 많은 기업과 팀에서 연구하며, 업무 시스템을 변화시켜나가고 있습니다. 또한 이런 사회적 흐름에 맞춰 커뮤니케이션 툴, 프로젝트 매니지먼트 툴 등 다양한 디지털협업툴들이 생겨나고 있는데요. 대표적으로 활용되는 툴들은 슬랙, 잔디, 노션, 먼데이, 네이버웍스, 구글워크스페이스 등이 있죠.

 

'디지털협업툴'이라는 키워드 자체는 조금 생소하지만, "이미 우리는 디지털협업 방식으로 일하고 있다는 사실"을 먼저 알려드리고 싶어요. 카카오톡으로, 이메일로 주고받는 수백수천 통의 업무 메시지도 다른 공간에서 일하는 사람들과 디지털 도구를 활용해 손쉽게 협업하는, 디지털 협업 방식의 업무 프로세스 중 하나라고 볼 수 있죠. 이렇듯 스마트워크, 디지털 협업은 "디지털협업툴을 활용해 직접 사람들과 만나지 않더라도 언제 어디서나 자료와 정보를 쉽게 주고받는 모든 것"이라고 정의할 수 있습니다.

 

그렇다면 디지털협업툴을 사용하는데 가장 중요한 것은 무엇일까요? 바로 이 시스템을 함께 사용하는 팀원들입니다. 팀의 기준과 원칙이 명확하고, 툴을 사용해야만 하는 이유를 구체적으로 이해할수록 더 빠르게 협업툴을 도입하고 개선해나갈 수 있습니다.

 

스코캠퍼스는 이러한 고민이 있는 팀들에게 팀의 기준과 원칙을 만들고 다양한 상황에서 디지털협업툴을 어떻게 사용하면 좋은지에 대한 노하우를 이론과 실습을 통해 알려드리고 있습니다.

 

02. 스코캠퍼스 in 전북새만금산학융합원

이번 구글 워크스페이스 워크샵은 팀에서 실제 운영했던 사업 프로세스를 바탕으로 '클라우드 업무 방식 경험 제공'과 '디지털협업툴 사내 원칙 수립' 이 2가지에 집중하여 기획되었습니다. 그럼 하나하나 자세히 살펴볼까요?

 

1. 성장하는 팀을 위한 프로젝트 관리법

우선 스페이스코웍 이종찬 대표님께서 짧은 시간 동안 프로젝트 관리법에 대한 인사이트를 공유해 주셨는데요. 4개 지점의 코워킹스페이스 건립부터 교육사업, 마케팅 솔루션 등 다양한 분야로 사업을 확장해나가며 얻었던 노하우를 축약하여 10가지 프로젝트 운영 원칙을 제시해 주셨습니다.

 

이 중 가장 중요한 것은 '3S Mind Set'과 '팀만의 협업 원칙 설계하기'​로 요약해볼 수 있겠는데요.

3S 란 '스마트워크툴을 반복 활용'하고, 또 '새로운 기술과 새로운 트렌드를 학습'하며 팀에 적용하고, 팀원들의 경험과 지식을 서로 공유하는 네트워크 환경을 구축하는 것입니다. 이러한 마인드셋을 구축함으로써 디지털협업툴을 반복 사용하며 팀 내에 빠르게 체득시킬 수 있습니다.

 

또한 팀의 협업 원칙을 설계해 동일한 목표를 바라보고, 일의 흐름을 이해하며 업무를 추진해나갈 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 스페이스코웍에서는 'COWORK'이라는 6가지 협업 원칙을 설계하여 하나의 프로젝트와 연관된 클라이언트, 고객들을 만족시킴과 동시에 체계적으로 일하는 방식을 함께 만들어나가고 있습니다.

 

강의 끝으로 디지털협업툴 활용팁을 3가지로 요약하여 제시해 주셨는데요, 디지털협업툴을 새로이 도입하고자 하는 팀에게 좋은 조언이 될 것 같아 함께 공유드립니다.

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1. 디지털협업툴로 한 번에 모든 것을 바꾸기 보다 하나씩 천천히 꾸준히 도입해 나가는 것을 추천합니다.

2. 팀 내 리더, 책임자급에서 반드시 솔선수범하여 스마트워크를 활용해야 합니다. 그래야 전체적으로 디지털 전환과 확산이 가능합니다.

3. 5년 이상 실험한 결과 모르면 매우 어렵게 느껴지지만, 스마트워크를 적용하면 "이렇게 쉬운 것을 왜 이제야 알았을까?" 깨닫게 됩니다.

 

스마트워크는 소중한 시간을 아껴,
더욱 소중한 곳에 투자하도록 돕습니다.​
-스페이스코웍 이종찬 대표-

2. 구글 워크스페이스를 활용한 프로젝트 운영법

이제는 본격적으로 실무에 디지털협업툴을 도입할 수 있도록 실습과 함께 교육이 진행되었는데요, 그동안 기관 내 업무 프로세스 현황을 분석해보고, 그에 맞춰 팀원분들이 직접 템플릿과 문서를 작성해보며 클라우드 업무 방식을 경험해보았습니다.

 

그중에서도 가장 인상적이었던 활동은 'PM 시트 제작하기'와 '공동작업으로 사내 템플릿 만들기'였는데요! 실제 팀원들이 운영하는 프로젝트를 토대로 구글 스프레드시트를 활용해 프로젝트 관리 PM 시트를 만들며 하나의 프로젝트에 대한 관리 문서를 '최종, 최최종, v1,v2 ...'로 업데이트할 필요 없이 프로젝트팀 다 함께 문서를 관리할 수 있게 되었답니다!

 

또한 구글잼보드를 활용해 사내에서 자주 사용하는 문서는 무엇인지 함께 리스트업해보며 많은 시간을 신규 문서를 제작하는 데에 소모하고 있었음을 깨달을 수 있었습니다. 이제는 자주 사용하는 문서 양식을 구글 DOCS에 등록하여 더 효과적으로 시간을 사용할 수 있겠죠?

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Key Point!

✔ 구글 DOCS 도구를 활용해 팀원들과 공동으로 관리하고 작성할 수 있는 문서들을 구글 워크스페이스로 이관하여 공동작업해보세요.

 

3. 구글 워크스페이스를 활용한 팀 커뮤니케이션 잘하는 방법

마지막으로 프로젝트를 진행하기 위해서는, 또 하나의 사업을 완수하기 위해서는 팀원들, 파트너사, 클라이언트 등 다양한 사람들과 빠르게 소통하는 것이 필요합니다. 특히나 그중에서도 가장 비중이 높은 것은 당연히 팀원들과의 커뮤니케이션일 텐데요. 팀원들과 효율적으로 소통하려면 어떤 것이 중요할까요?

신속한 커뮤니케이션 방법 1

"회의록/미팅 메모 공동으로 작성하기"

대부분의 기업/기관에서는 회의록을 한 사람이 담당하여 작성한 후 팀에 공지하고, 이렇게 진행하다 보면 가끔 정보가 누락되거나 잘못 이해한 내용이 그대로 회의 결정사항에 기입되는 경우가 있을 텐데요. 이제는 구글 워크스페이스로 회의록과 미팅 메모를 함께 작성해보는 것은 어떠실까요?

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스페이스코웍에서는 해당 회의/미팅에 참여한 팀원들과 다 함께 회의록을 작성하고, 이해한 바를 서로 크로스체크하고 있습니다. 또한 함께 작성한 문서를 미팅 참여자들에게 메일로 공유하며 누락한 정보는 없는지 또 한 번 확인하는 과정을 거쳐 미스 커뮤니케이션이 발생하지 않도록 하고 있답니다.

 

신속한 커뮤니케이션 방법 2

"화상회의로 팀 킥오프 미팅 진행하기"

두 번째는 '화상회의'로 팀 킥오프 미팅을 진행하는 것인데요. 코로나로 인해 비대면 방식의 회의, 행사를 많이 진행하시겠지만, 그럼에도 zoom 또는 구글 행아웃 등 화상회의 플랫폼에 익숙지 않은 분들도 계실 것 같아요. 하지만 오프라인으로 회의와 미팅을 하기에는 이동하는 시간 비용이 많이 발생하기에, 이제는 구글 행아웃을 활용해 화상회의로 프로젝트 점검 회의를 진행해보시길 추천드립니다!

* 이때는 위에서 언급했던 '구글잼보드' 및 '구글 DOCS'를 함께 사용해보시면 훨씬 더 아이디어를 주고받기에 편리하실 것입니다 :-)

 

신속한 커뮤니케이션 방법 3

"구글 캘린더로 주요 행사, 정례 회의 일정 관리하기"

마지막으로 중요한 행사나 정례 회의를 구글 팀 캘린더로 관리하는 것입니다. 가끔 급한 업무를 처리하거나, 의도치 않게 다른 미팅 일정과 겹쳐 회의에 참여할 수 없었던 경험이 있으실 거예요. 이런 상황이 발생하지 않도록 팀별/프로젝트별 일정을 관리할 수 있는 구글 캘린더를 생성하여 더 효과적으로 일정을 관리하며 팀원들과 소통하면 업무 시간 단축에 많은 도움이 되실 것이라 확신합니다 :-)

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Key Point!

✔ 효과적인 커뮤니케이션을 위해 회의록을 공동 작성하고, 구글 행아웃으로 화상회의를 진행해보세요. 정례 회의 및 중요 행사는 구글 팀캘린더를 생성하여 관리해보시면 더욱 효율적으로 일정을 관리할 수 있습니다!

 

03. 성공 여정을 돕는 교육, 스코캠퍼스

배우면 조직이 바뀝니다. 스코캠퍼스로 성장하는 팀을 만들어보세요.

스코캠퍼스는 심층 상담을 통해 고객 맞춤형 교육을 제시합니다. 또한 실무에 바로 활용할 수 있도록 액션러닝 방식의 교육을 운영하며 교육생 별 이해도에 따라 1:1 밀착 피드백을 제공하고 있습니다.

 

스코캠퍼스 정기 오픈 세미나

9월 오픈 세미나 포스터

스코캠퍼스의 교육이 궁금할 여러분을 위해! 매월 1회 정기 오픈 세미나를 진행하고 있습니다.

해당 세미나는 전액 무료이며, 유료로 제공되는 교육을 일부 발췌하여 더 많은 분들께 지식 노하우를 공유하고자 합니다.

그동안 진행했던 교육들이 궁금하시다면 아래의 포스팅들을 참고해 주세요!

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* [스코캠퍼스 오픈 세미나 #1]5월 세미나 '콘텐츠 마케팅 노하우 # 블로그 편'

* [스코캠퍼스 오픈 세미나 #2]8월 세미나 '일잘러의 파일 및 폴더 정리법'

* [스코캠퍼스 오픈 세미나 #3]9월 세미나 '팀 커뮤니케이션 잘하는 방법'

 

스코캠퍼스 BEST 교육 TOP 4

1. 스마트하게 일하는 방식, 디지털협업툴 교육

 

* [스코캠퍼스 in 대전대학교] 온라인 디지털협업툴 교육 비하인드

* [스코캠퍼스 in 서일대학교] #스마트워커, 디지털협업툴 과정

* 한국모금가협회 X 스코캠퍼스 '모금 홍보 실무자를 위한 디지털협업툴 교육'

* [스코캠퍼스] 언니구두팀 스마트워크 교육 현장을 소개합니다.

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2. 고등학생/대학생을 위한 진로 탐색, 커리어 개발 교육

 

* 양현고등학교 'High Start-up 진로캠프'

* 양현고등학교 '디지털 크리에이터 역량 강화 교육' 프로그램

* 서일대학교 멀티 커리어 week 특강

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3. 당신이 바로 콘텐츠입니다, 콘텐츠 창업가 교육

 

* [스타트프롬군산 시즌2] 1주차 교육 현장스케치

* [스타트프롬군산 성과공유회] 8주 18일 86시간의 이야기

* [스코 캠퍼스 in 한전KDN] 스튜디오 활용 영상 제작 교육을 진행하다

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4. 창업, 어디서부터 시작해야 할까? 취. 창업 특강 교육

 

* [2021 XR 온다세미나 3차] 상상을 현실로 만드는 덱스터 스튜디오가 온다!

* 회원 수 20배 늘리는 '기적의 메모 기술 특강'

* '로컬브랜드'를 위한 와디즈 X 스페이스코웍 온라인 세미나

* [온라인 세미나] 실감형콘텐츠 업계 최고 디스트릭트

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